Pour mener à bien leur mission de contractualisation, les services ressources humaines peuvent s’appuyer sur la signature digitale, une solution à la fois sécurisée, rapide et ayant une valeur juridique reconnue.
Elles sont alors en mesure de fournir des réponses en adéquation aux problématiques relatives à la transition numérique :
- Conformité à la règlementation
- Traitement en masse de documents papier
- Abandon de la signature manuscrite en vue d’une politique zéro papier
Plug&Sign vous explique comment la signature électronique aide vos services RH à transiter vers le tout numérique.
La signature de votre contrat d’accord de confidentialité en ligne
Pour les entreprises qui décident de mettre à disposition d’un futur candidat des informations sensibles avant que celui-ci ne soit officiellement recruté, il existe désormais une solution. Elles peuvent faire signer un accord de confidentialité en ligne. Cette signature digitale se caractérise bien évidemment par sa rapidité et sa simplicité.
La signature électronique pour le contrat de travail
Qu’il s’agisse d’un CDD, d’un CDI ou d’un stage, la signature par la voie électronique possède de nombreux atouts. On peut citer notamment la rapidité de la signature, la conservation électronique à valeur probante, etc pour signer électroniquement les contrats de travail. Fini ce temps où il fallait réaliser un scan du papier pour ce genre de tâche. Ce procédé revêt tout son intérêt dans le cas de contrats spécifiques comme ceux des stagiaires ou des emplois saisonniers, généralement en nombre important. Se caractérisant par leur durée particulièrement courte, ces types de contrat demandent un traitement plus rapide, et la signature électronique en est une réponse indéniable. Il est clair dans ces conditions l’option dématérialisée soit indispensable pour une observation de la règlementation.
L’avenant au contrat de travail par signature électronique
Lorsqu’une organisation souhaite modifier un avenant permanent ou temporaire, il peut être signé électroniquement. Cette méthode assure une régularité du process RH de l’entreprise.
La signature électronique du règlement intérieur
De nombreuses entités exigent du salarié qui prend ses fonctions la signature du règlement intérieur ou de sa charte. Parce qu’elles ne disposent pas d’un outil d’envoi en masse de signature numérique, ces entreprises ne sont pas capables de faire signer un tel document de manière électronique. Un réel problème auquel Plug&Sign apporte une solution avec sa campagne d’envoi en masse. Tous les collaborateurs reçoivent le règlement de l’entreprise qu’ils renvoient signer en quelques clics. Ce processus est le plus souvent combiné à un horodatage. En permettant ainsi cet envoi, Plug&Sign répond efficacement des besoins non encore pris en charge.
La signature en ligne des relevés d’heures
Pour certaines professions telles que les avocats et les consultants, la notification des heures de travail réalisées au cours d’une mission fait partie des usages. Au sein de certaines structures, les salariés doivent établir, en fin de mois, un relevé des heures supplémentaires effectuées. Grâce à Plug&Sign, il est possible d’effectuer une campagne de signatures numériques de l’ensemble des employés en fin de mois. Vous pouvez ainsi saisir facilement les données tout en les combinant avec un contrat signé qui prouve la sincérité du déclaratif.
La signature électronique pour le prêt d’une voiture de société
Besoin d’emprunter le véhicule d’entreprise ? La signature électronique est un procédé d’application qu’il faut privilégier.
La signature électronique de l’entretien professionnel
En tant qu’obligation réglementaire pour n’importe quelle société, l’entretien professionnel peut se signer électroniquement. Une solution efficace pour garder une traçabilité numérique de celui-ci et son archivage.
La signature électronique de protection des données RGPD
Pour toutes les entreprises, le RGPD, Règlement Général sur la Protection des Données, est obligatoire. Ainsi, des accords RGPD peuvent être signés avec des partenaires ou encore des employés afin de rappeler à ces derniers leurs obligations.
Les avantages de la plateforme Plug&Sign pour les Ressources Humaines
Le coût constitue l’un des principaux motifs pour lesquels les entreprises peuvent refuser de relier les différents process de signature à une information dans le système d’information ERP ou RH SIRH. Notre plateforme offre plusieurs fonctionnalités aux nombreux cas particuliers des ressources humaines :
- La facilitation du choix des données (mail, téléphone) par l’importation de votre annuaire salariés
- La campagne de signatures numériques précédée d’un traitement des données
- L’envoi en grand nombre du contrat/avenant aux salariés.
