Politique de protection des données à caractère personnel

La Politique de Protection des Données Personnelles a pour objet de vous informer sur la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation.

La protection de vos données personnelles revêt une grande importance pour Proof&Co au travers de sa marque Plug&Sign et Sign&Cash.

Plug&Sign (et Sign&Cash) est engagé dans une démarche continue de protection des données personnelles de ses clients et prospects. Dans le cadre de la Politique de Protection des Données Personnelles, nous adoptons une attitude ouverte et transparente par rapport à leurs traitements.

Quelques définitions

« Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »).

« Traitement» : constitue toute opération ou tout ensemble d’opérations appliqué à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

« Responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Responsable de traitement

La société Proof&Co est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Finalités et fondements juridiques du traitement

Vos données personnelles sont recueillies et utilisées pour les finalités suivantes :

• l’étude de votre demande pour la création d’un compte Plug&Sign et Sign&Cash
• l\’ouverture de votre compte sur la plateforme Plug&Sign et Sign&Cash
• la gestion de la relation et de la satisfaction client
• la formation et l’évaluation des collaborateurs de Proof&Co concernant la relation client ainsi que l’amélioration de la qualité du service fourni
• la prospection commerciale, par téléphone et/ou e-mail et/ou SMS
• la gestion des recrutements
• l’utilisation d’un chatbot pour le suivi commercial

Les traitements réalisés par le responsable de traitement peuvent reposer sur la base de l’un ou l’autre de ces fondements juridiques suivants :

• votre consentement préalable
• notre relation contractuelle
• les intérêts légitimes de notre société
• des obligations légales applicables à notre activité

Catégories de données personnelles

Le responsable de traitement ne collecte que les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement, conformément au principe de minimisation des données.

Les informations collectées par le responsable de traitement sont indispensables pour pouvoir proposer des solutions pertinentes et adaptées à vos besoins.

Les données recueillies et collectées par le responsable de traitement sont notamment des données relatives :

• à votre état civil (ex : nom, prénom)
• à vos coordonnées (ex : adresse postale ou électronique, numéro de téléphone…)
• à vos informations de candidature (ex : CV, lettre de motivation, notes d’entretien…)
• à vos informations de navigation sur nos sites

Dans le cadre de l’application Parcours Client de Plug&Sign, nous utiliserons deux applications Google : une pour se connecter, avec votre consentement, à votre boîte mail Gmail afin de traiter les propositions commerciales que vous avez envoyées à vos clients, et une autre application pour pousser, sous une arborescence client logique, les propositions commerciales signées ou les attestations TVA signées sur votre Google Drive. L’accès à ces services (Google GMail et Google Drive)  est utilisé uniquement dans le cadre des fonctionnalités de l’application Parcours Client de Plug&Sign. L’utilisation par Parcours Client des informations reçues des API de Google sera conforme à la politique des données utilisateur des services API de Google, y compris les exigences relatives à l’utilisation limitée.

Le responsable de traitement ne collecte pas et ne traite pas des données à caractère personnel qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou votre appartenance syndicale, ni des données génétiques, biométriques ou concernant votre santé, votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle.

Durée de conservation

Les données à caractère personnel d’un client potentiel, prospect, seront conservées 3 ans à compter de notre dernier échange.

Si vous créez un compte Plug&Sign, vos données seront conservées, à compter de la mise à disposition du compte jusqu’à la clôture de celui-ci majoré de 2 ans. Consulter notre politique de données personnelles -Article 7- pour la plateforme Plug&Sign.

Les dossiers de candidats à l’embauche peuvent être conservés jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact avec lesdits candidats.

Pour les cookies, leur durée de conservation est de 6 mois à compter de leur installation sur votre navigateur pour les cookies publicitaires et le temps de votre session sur notre site pour les cookies techniques.

À l’issue de ces délais, vos données personnelles seront soit supprimées soit anonymisées et utilisées à des fins historiques, d’études et de statistiques.

Destinataires des données personnelles

Peuvent être destinataires de vos données personnelles :

• le personnel habilité de la société du responsable de traitement,
• nos Prestataires de Services de Confiance Qualifié,
• le cas échéant, une plateforme d’avis client,
• les autorités administratives et judiciaires légalement habilitées,
• les sous-traitants du responsable de traitement,
• nos partenaires commerciaux, uniquement avec votre accord préalable,
• nos sous-traitants dans le cadre d’un chatbot et d\’un CRM (Hubspot)
• nos sous-traitants et prestataires de services

Le responsable de traitement s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’à des partenaires qui ont mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles.

De plus, vos données pourront, uniquement avec votre consentement préalable, être transmises à nos partenaires commerciaux à des fins de prospection. Votre accord peut être retiré à tout moment, et la liste de nos partenaires commerciaux peut vous être communiquée à tout moment sur simple demande.

Vos droits et leur faire-valoir

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, à savoir :

• le droit d’être informé : vous avez le droit d’être informé d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible de la manière dont vos données personnelles sont traitées.
• le droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, d’obtenir l’accès auxdites données et une copie de ces dernières.
• le droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données personnelles vous concernant qui sont inexactes. Vous avez également le droit d’obtenir que les données personnelles incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
• le droit à l’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Ce droit n’est cependant pas un droit absolu et le responsable de traitement peut avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites données.
• le droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
• la droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et transmettre ces données à un autre responsable de traitement sans que le responsable de traitement puisse y faire obstacle. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et que ledit traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
• le droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données personnelles vous concernant lorsque ledit traitement est basé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, qui peut cependant invoquer des motifs légitimes et impérieux nécessitant la poursuite du traitement. Lorsque vos données personnelles sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de ces données. Vous pouvez notamment bénéficier de ce droit en cliquant sur le lien « se désinscrire » disponible en bas des messages reçus.
• le droit d’obtenir une intervention humaine : le responsable de traitement peut avoir recours à une prise de décision automatisée au cours de l’étude de votre demande de mise en place de signature électronique. Dans ce cas, vous pouvez, demander quels ont été les critères déterminants de la décision auprès de votre délégué à la protection des données.
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Vous avez le droit de contacter une autorité de contrôle, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) en France, à l’adresse suivante : 3, Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75 334 Paris Cedex 07
• le droit de transmettre des instructions concernant l’utilisation des données après le décès (ce droit est applicable en France) : vous avez le droit de donner au responsable de traitement des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès

Contact

Pour exercer ces droits, vous pouvez adresser votre demande au délégué à la protection des données désigné par Proof&Co :

• par voie postale à : Proof&Co – Service données personnelles, 53 rue de la gare 59 170 Croix
• par courrier électronique à : dpo arobas plugnsign.com

Un justificatif d’identité pourra vous être demandé en cas de doute sur l’auteur de la demande.

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause, dans le délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation et des motifs du report dans le délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Si vous ne souhaitez pas faire l’objet de prospection commerciale par téléphone de la part des sociétés dont vous n’êtes pas client, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique sur le site www.bloctel.gouv.fr

Sécurité

Le responsable de traitement s’engage à mettre en œuvre les mesures d’ordre technique et organisationnel appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles.

Le respect de la sécurité et de la protection de vos données s’impose à l’ensemble de nos collaborateurs, ainsi qu’à nos partenaires et sous-traitants.

Traitement des données personnelles de nos partenaires ou sous-traitants

Hubspot

Les informations recueillies par Hubspot sont enregistrées dans un fichier informatisé. La base légale du traitement est le consentement du client quant au traitement de ses données à caractère personnel en vue du suivi commercial des clients et prospects Proof&Co. (Politique données personnelles HUBSPOT)

Universign

Les informations recueillies par Universign, Prestataire de Services de Confiance Qualifié, sont enregistrées dans un fichier informatisé. La base légale du traitement est le consentement du client quant au traitement de ses données à caractère personnel en vue de l’utilisation de la signature numérique au travers de la plateforme Plug&Sign de la société Proof&Co. (Politique données personnelles Universign)