Les enjeux économiques et écologiques sont, plus que jamais, interdépendants dans un environnement toujours plus sensible aux évolutions climatiques et technologiques.
En France, les entreprises doivent désormais s’aligner pour suivre le mouvement de la transition numérique passant par la gestion électronique des données et des documents afin de réduire au maximum, le recours à la gestion papier.
En outre, le développement du télétravail a dynamisé le secteur professionnel dans son passage vers le tout numérique. Ce qui vise également les échanges contractuels pour lesquels la signature électronique signe une évolution tendant vers une réduction des impacts négatifs au niveau de l’écologie.
Qu’est-ce que la signature électronique et comment fonctionne-t-elle ?
À la différence de la traditionnelle signature manuscrite, la signature électronique se présente sous forme dématérialisée et vous permet de signer des PDF.
Il s’agit d’un code crypté constitué de caractères (le plus souvent des chiffres) rattaché à un fichier spécifique et propre à chaque individu.
Elle permet de signer un document sans se déplacer et évite l’archivage de documents papiers supplémentaires.
Ce nouveau système de signature numérique, dispose d’un cadre juridique particulier qui lui est rattaché afin de sécuriser et d’encadrer son usage, officiellement depuis le 23 juillet 2014.
Les dispositions européennes de la norme eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) se présentent comme étant la certification délivrée aux acteurs économiques selon leurs besoins en signatures électroniques.
Il existe actuellement 3 modes reconnus et réglementés, pour signer un document en ligne :
- La signature électronique simple est le mode le plus commun sans contraintes supplémentaires de vérifications pour les transactions servant à confirmer un accord juridique entre parties.
- La signature numérique avancée est utilisée plutôt lors de transactions financières garantissant l’intégrité du document signé ainsi que le contrôle de l’identité du signataire par la création d’un certificat électronique sécurisé.
- La signature numérique qualifiée, qui est plus rarement utilisée et est établie comme étant le mode de signature digitalisé disposant du statut le plus haut en termes de conformité juridique. Ce mode a une équivalence légale avec la signature manuscrite, car il va être authentifié par des prestataires dits de confiance, accrédités par l’Union européenne.
Pourquoi le recours à la signature numérique est favorable à l’écologie ?
La France, dans sa stratégie nationale de bas carbone (SNBC), poursuit son objectif de décarbonation du secteur papier et carton depuis 2005 et a entamé de grandes réductions d’émissions de gaz à effet de serre dans le secteur industriel et de préservation de l’environnement.
Un des premiers objectifs pour 2030 est de continuer à faire baisser ces émissions de CO2, tout en augmentant la production des entreprises. Par conséquent, le gouvernement dirige une politique avec une organisation visant à mettre en place des moyens afin de dynamiser et de guider les entreprises vers des solutions de gestion administratives, financières, comptables et fiscales, de plus en plus digitalisées.
En effet, la réduction de support papier par les différents acteurs du marché économique influe directement sur l’efficacité énergétique des entreprises industrielles, en ayant moins de recours à la matière et plus au recyclage ou aux échanges numériques.
Conséquemment aux effets positifs directs sur l’écologie, l’image des entreprises comme acteurs engagés en tant que modèles dans la réduction de l’empreinte carbone est associé à plusieurs bénéfices structurels et financiers.
Quels sont les avantages pour les entreprises à basculer vers la signature électronique ?
Nous avons vu qu’il est nécessaire pour que le système de signature dématérialisé soit actif et admissible, d’accorder et de mettre impérativement en place des autorisations réglementées aux différents intervenants.
Parmi un des avantages principaux de recours à ce mode de signature, il s’agit d’un dispositif de confiance, contrôlé sous 3 niveaux de sécurité plus ou moins renforcés, garantissant l’intégrité des documents et l’identité des signataires. Ce type de signature est donc valable, recevable et reconnu juridiquement par un cadre spécifique qui lui est attribué.
De plus, cette migration aboutit vers un gain conséquent de temps dans la gestion des documents papiers évitant les délais de déplacements, d’envois postaux et de réduction des longs circuits administratifs pour l’archivage. Les documents sont immédiatement disponibles et consultables sous formats électronique à n’importe quel moment et sur tout support numérique connecté.
La réduction des dépenses, réalisées grâce à l’utilisation de la signature en ligne, passe par l’économie dans la gestion des consommations (papier, frais d’impression, frais de transport…) et le détachement du recours aux énergies fossiles permettant de maîtriser les coûts lors des périodes d’inflation et de participer à la lutte contre les dérèglements climatiques et la préservation de l’écologie.
L’avantage pour le consommateur final sera également répercuté sur les prix à la vente du bien ou du service commercialisé lors de transactions B2B ou B2C.
En bref, on peut affirmer qu’il s’agit d’un procédé flexible, fiable et sécurisé pour l’approbation des documents à signer.
C’est un véritable outil accompagnant la réduction de l’impact carbone des sociétés avec un effet positif réel sur l’écologie, d’autant plus que la généralisation de son usage sera étendue et à la portée de tous.
