La signature électronique est une nouvelle méthode sécurisée permettant de valider et d’authentifier vos documents lors de la signature client. Cette technique – qui existe déjà- va avoir tendance à se démocratiser et se développer encore plus aux vues de la conjoncture et du contexte actuels. Elle permet en effet de valider juridiquement certains actes même si les acteurs ne sont pas physiquement présents. À savoir qu’une signature manuscrite qu’on aurait scanné n’a aucune valeur juridique comme l’indique l’Assemblée nationale « Un document signé de façon manuscrite puis numérisé ne constitue pas un original et doit être considéré comme une copie, sauf (…) s’il être de nouveau signé électroniquement constituant une signature électronique. Une signature manuscrite scannée n’a donc aucune valeur juridique. » source Assemblée nationale, Question N° 12890
De plus, la signature électronique, de par son caractère infalsifiable et inaltérable, permet de valider des transactions en toute confiance, en France mais également dans l’ensemble de l’Union européenne grâce à la réglementation eIDAS.
Cependant, au-delà des aspects commerciaux, juridiques ou financiers, la signature électronique peut faciliter et apporter des solutions dans des domaines bien plus vastes. C’est notamment le cas du travail qui peut -grâce à la signature électronique- bénéficier de gains dans de nombreux domaines ou tâches d’autant plus lorsqu’il s’agit de faire signer et valider des dizaines de documents auprès de différents clients.
La signature numérique, génératrice d’un gain de temps considérable
Avec la signature électronique, il est en effet possible d’économiser du temps dans la préparation et l’envoi de documents nécessitant une signature. En quelques clics, le document est organisé et prêt à être validé, le tout de façon reconnue. C’est autant de temps, qu’il est alors possible de dédier à des missions à plus forte valeur ajoutée. Cela contribue alors à accroitre la productivité de l’entreprise.
Pour faciliter la mise en œuvre des signatures, des automatisations peuvent être mises en place. En effet, depuis un site internet ou un logiciel de gestion, il est possible de paramétrer le lancement de la création des documents à signer grâce aux API de signature électronique. Il peut être intéressant de programmer certaines tâches qui découlent de la signature : passer de devis à facture, par exemple. Les usages possibles sont à calibrer selon les besoins et sont multiples.
La signature électronique apporte de la fluidité dans les échanges contractuels avec vos clients
Par ailleurs, l’envoi et le suivi de nombreux documents à signer peut-être très fastidieux et chronophage pour une société. Face à cet enjeu, la signature électronique dans la relation client peut permettre d’en faciliter la gestion en réduisant ou supprimant certaines étapes comme l’impression, l’envoi postal et le suivi tout en garantissant le retour des documents complétés ainsi que leur archivage automatique pour l’entreprise. Bon à savoir, un exemplaire peut être transmis automatiquement à chacune des parties lors de votre processus de vente par exemple.
Avec cette nouvelle fluidité dans les échanges, à tout moment et où qu’elle soit, une personne peut donc signer les documents afin de valider un contrat ou une transaction. Et, comme la solution est 100% compatible avec un ordinateur, une tablette ou un smartphone, cela facilite les démarches des clients pour valider tous les documents.
Un taux de transformation renforcé par la rapidité d’exécution des signatures
Habituellement, lors d’une transaction, les navettes de documents pour cause de dossiers incomplets sont courantes. Cela peut alors entrainer une perte de potentiel client par rapport à la concurrence.
Avec la signature électronique, les interactions avec vos clients rentrent dans un cadre sécurisé, prédéfini, permettant de n’oublier aucune étape. Ce procédé permet donc de gagner du temps sans déranger son interlocuteur à plusieurs reprises et tout en lui garantissant le suivi de l’évolution grâce à La signature électronique dans le parcours client. C’est donc l’assurance de récupérer un document parfaitement complété, signé et sécurisé pouvant être directement archivé.
Avec la signature électronique, il est donc envisageable de réduire de 90 %, le nombre de dossiers incomplets.
Une longueur d’avance sur la concurrence grâce à la signature numérique
Si un concurrent envoie des contrats à imprimer, signer, scanner et à renvoyer ensuite, le destinataire peut vite être perdu, reporter, voire oublier. A fortiori si cela implique différents interlocuteurs dans un service ou un groupe ou plusieurs documents à la fois.
Si une équipe commerciale utilise la signature électronique cela peut considérablement augmenter sa productivité et son efficacité avec au final la perspective d’augmenter son taux de transformation client. En cas de besoin d’ajuster ou modifier un devis, même au cours d’un appel téléphonique, il est possible en quelques clics de changer ce qui est nécessaire et de permettre la signature électronique en direct. Ainsi, la réactivité permet de conserver les clients sans laisser de place à la concurrence.
Au regard de tous les avantages et opportunités qu’elle offre, cette nouvelle méthode de signature va très vite devenir incontournable a fortiori si le nombre de documents et de clients pour une entreprise est élevé. De par sa simplicité, sa fluidité et sa sécurité, elle va se rendre indispensable pour les sociétés mais également pour les clients. Or, garantir une bonne expérience client, c’est le fidéliser sur le long terme.
Enfin, il est à noter que passer sur un système de signature numérique engendre également des économies en termes de consommables. La consommation d’encre et de papier est réduite, ainsi que l’utilisation des imprimantes et scanners. la signature électronique, une démarche écoresponsable.
