Le cachet d’entreprise électronique
Comment garantir l’origine de vos PDF ? Avec Plug&Sign, vous apposez sur vos documents un cachet électronique d’entreprise, le tampon de votre société des temps modernes, en quelques clics. Vous gagnez un temps précieux tout en garantissant l’origine de vos PDF.
En complément de ce gage d’authenticité nouvelle génération, l’horodatage qualifié (Norme EN 319 411) vous garantit l’intégrité de vos documents dans le temps.
• En un clic
Appliquez le cachet d’entreprise sur vos PDF à soumettre pour signature
• Multi-cachets
Choisissez le cachet d’entreprise que vous voulez
• Conforme eIDAS
Scellez vos documents au nom de votre société en toute confiance
Les 3 étapes pour cacheter vos documents
Gestion & fonctionnement
Que vous utilisiez la signature numérique pour vos envois unitaires ou vos envois en masse, vous pouvez choisir d’appliquer automatiquement le cachet de votre société sur les documents à faire signer.
- Sélectionnez le tampon électronique de votre entreprise pour l’apposer sur vos PDF.
- Choisissez l’endroit où positionner le celui-ci.
- Envoyez vos documents.
Bon à savoir : vous pouvez utiliser la fonction sans avoir besoin d’envoyer de faire signer vos documents !
La fonction multi-cachets
Simple & pratique
Parce qu’il est parfois nécessaire d’avoir un cachet d’entreprise pour chacune des entités juridiques existantes de votre société (on parle aussi de certificat), Plug&Sign vous permet de créer autant de certificats électroniques d’entreprise que souhaité.
Vous retrouvez tous vos certificats sur votre compte personnel de la plateforme. Vous sélectionnez celui dont vous avez besoin en toute simplicité pour l’apposer sur vos documents.
En quelques minutes, vos PDF sont prêts à l’envoi !
Commander un cachet d’entreprise électronique
Souscription & mise en œuvre
Le cachet d’entreprise électronique, est constitué d’un certificat de personne morale qui marque l’authenticité d’un document.
Sa mise en œuvre répond à quelques exigences :
- Définition du responsable du cachet électronique (personne physique).
- La carte nationale d’identité ou le passeport de ce responsable est obligatoirement demandé.
- Désignation de l’entité légale du cachet.
- Un KBIS de l’entreprise de moins de 3 mois doit être fourni pour l’enregistrement du certificat.
Vous avez aussi la possibilité d’utiliser directement le cachet électronique de Plug&Sign (votre nom apparaîtra dans le certificat présent dans le PDF) pour garantir la provenance et l’intégrité de vos fichiers.
Vos documents conformes
Authenticité & intégrité
Comme le tampon de société traditionnel, le cachet d’entreprise vous permet de rassurer vos destinataires sur l’authenticité et la véracité de vos documents.
Pour aller au-delà, vos fichiers répondent aux nouvelles exigences de la réglementation eIDAS en matière de signature électronique.
Vos transactions sont sécurisées pour que vos documents ne puissent être falsifiés. Grâce à l’horodatage qualifié, Plug&Sign vous garantit l’intégrité de vos fichiers.
Les cachets d’entreprise électronique sont valides 5ans grâce au Prestataire de Services de Confiance Qualifié Universign, le plus long du marché !
Cas d’utilisation pour apposer le cachet d’entreprise électronique en
ligne
Quand utiliser les certificats d’entreprise électronique
Le cachet électronique de votre société peut s’utiliser de différentes manières dont voici quelques cas :
- Vos factures, notes de frais, fiches de paie comme la loi l’exige pour supprimer le papier
- Numériser vos documents papier afin d’en certifier l’origine et l’intégrité de ceux-ci
- Lors de l’envoi de document à signer pour garantir la provenance et l’intégrité du document à signer
Bon à savoir, utilisez le directement pour appliquer le tampon électronique sur votre fichier ou bien à travers vos envois de signature électronique.
Le Tampon encreur l’ancêtre du cachet électronique d’entreprise
Avant
La signature électronique par envoi unitaire
Faites signer vos PDF à vos clients ou autres destinataires en quelques clics.
La signature numérique par envoi en masse
Envoyez votre document à faire signer à des milliers de personnes en toute simplicité.
Les questions que vous vous posez sur le cachet électronique
C’est quoi le cachet d’une entreprise ?
Le cachet électronique d’entreprise, également connu sous le nom de sceau électronique, est une élément électronique qui permet à une entreprise d’apposer sa marque sur des documents électroniques de manière sûre et sécurisée tout en ayant une valeur juridique. Contrairement à la signature électronique, qui identifie l’individu qui appose sa signature, le cachet électronique identifie l’entreprise elle-même. Le cachet électronique est créé à l’aide d’un certificat électronique émis par une autorité de certification. Ce certificat atteste l’identité de l’entreprise et garantit l’intégrité des documents signés avec le cachet électronique.
Comment faire pour créer un cachet pour une entreprise ?
Pour ce faire il vous faut obtenir un certificat électronique : Vous devez obtenir un certificat électronique auprès de votre prestataire Plug&Sign. Ce certificat électronique est un fichier numérique qui atteste l’identité de votre entreprise et garantit l’intégrité des documents signés avec le cachet électronique tout en donnant une valeur juridique à ceux-ci. Lors de la création de ce certification, il vous sera demandé le nom de l’entreprise, son siren entre autre.
Ensuite libre à vous de placer votre cachet commercial sur les documents en fonction de vos besoins.
Est-il obligatoire d’avoir un cachet d’entreprise ?
Il n’est pas obligatoire pour une entreprise d’avoir un cachet électronique. Cependant, dans certains pays, l’utilisation du cachet électronique est fortement recommandée, voire obligatoire pour certaines transactions commerciales ou administratives pour des documents officiels par exemple. Par exemple, en France, l’utilisation du cachet électronique est obligatoire pour les entreprises souhaitant déposer leur comptabilité en ligne auprès de l’administration fiscale. En Espagne, les entreprises sont tenues de disposer d’un cachet électronique pour signer les documents officiels, tels que les factures et les contrats.
Le cachet électronique peut également offrir des avantages pratiques aux entreprises, notamment en permettant d’apposer celui-ci de manière rapide et sécurisée, ainsi qu’en assurant l’intégrité des documents signés.
Le cachet électronique est-il personnalisé ?
Oui celui-ci est personnalisé car sur les PDF ayant utilisé le cachet électronique vous retrouverez son cartouche avec le nom de votre entreprise.
Est-ce que toutes les entreprises ont un cachet ?
Non, toutes les entreprises n’ont pas nécessairement un cachet électronique. La nécessité ou l’obligation d’avoir un cachet électronique varie en fonction des réglementations en vigueur dans chaque pays. Par exemple, en France, les entreprises sont tenues d’utiliser un cachet électronique pour déposer leur comptabilité en ligne auprès de l’administration fiscale afin de donner une valeur juridique à ceux-ci. La signature électronique peut aussi être une solution au niveau comptable.
Le cachet électronique en quelques points
S'applique simplement
Le cachet d’entreprise en ligne de vos PDF en toute simplicité.
Se positionne où vous le voulez
Votre tampon électronique où vous le souhaitez sur votre document
Fonctionne sans signature
Vous cachetez votre document sans même avoir à les faire signer.
S’applique même pour l’envoi en masse
Votre cachet d’entreprise (ou l’équivalent de votre ancien tampon) apposé en un clic sur tous vos PDF à envoyer.
Vous fait gagner du temps
Vos fichiers certifiés en quelques clics seulement.
Vous garantit l’authenticité de votre document
Votre tampon électronique agit comme le tampon de votre entreprise.
Je rejoins l'aventure dès maintenant !
C'est une immense satisfaction d'être à la hauteur de vos attentes, nous sommes impatients de vous aider dans la concrétisation des signatures de vos documents !