Les avancées du numérique et le recours très fréquent au télétravail ont notablement changé les pratiques commerciales, juridiques, administratives et financières, mais également la vision des populations sur certaines pratiques. En effet, si certaines personnes redoutent encore aujourd’hui les fraudes occasionnées par l’utilisation d’une carte bancaire à distance, en revanche d’autres se déclarent totalement adeptes de la signature électronique de documents importants.
La signature électronique facilite grandement la validation des documents
Cette pratique permet l’acceptation de tout type de contrat, quel que soit l’endroit où vous êtes, quel que soit la date et l’heure de la journée. Cette signature à distance assure une valeur probante qui peut être équivalente à une signature en face à face en fonction du niveau de signature électronique choisi.
Différentes démarches s’avèrent nécessaires afin d’authentifier la signature
Plusieurs procédés garantissent votre identité
En fonction du niveau de signature, le niveau d’identification du signataire change. Pour des transactions de faible importance (niveau de signature simple), l’identification du signataire se fait par mail et par SMS via la réception d’un code OTD. Celle-ci est avant tout utilisée principalement pour les opérations commerciales ou financières.
Cependant, certaines structures recourent à d’autres moyens, encore plus fiables, afin de valider certains documents. Ainsi, l’acceptation de la signature intervient après le contrôle de la pièce d’identité, fournie par le bénéficiaire du contrat. On parle alors de signature avancée. Certains établissements exigent même une reconnaissance en face à face de la personne avec laquelle ils signent un engagement, on parle alors de signature qualifiée.
Des textes juridiques encadrent la signature électronique
L’eIDAS, texte réglementaire européen portant sur l’amélioration de la confiance des transactions électroniques, ne se contente pas de sécuriser ces signatures grâce à la vérification d’identité (fonction du niveau de signature), il impose également l’horodatage de la signature. L’Horodatage, consiste à associer une date et une heure à un événement. Il permet de garder une trace des échanges, de la création ou de la suppression de données en ligne.
Ces deux éléments permettent de garantir la fiabilité des accords signés. Cette réglementation européenne est corroborée en France par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) celui-ci étant l’un des organismes nationaux (pour la France) chargés de la mise en œuvre de ce règlement.
A savoir que les Prestataires de Services de confiance sont audités au minimum tous les deux ans par l’ETSI (European Telecommunications Standards Institute) dans le but de se prononcer sur la Qualification d’un Tiers de confiance.
Posséder la certification de cette agence constitue une véritable garantie pour les personnes ou les entreprises avec lesquelles un contrat doit être signé. Bien entendu, la structure à l’initiative du contrat assure la confidentialité des informations qui lui sont confiées.
Garantir l’intégrité des documents
Il est important lors des procédés de signature de garantir l’intégrité des documents signés. Cela s’effectuera à travers l’horodatage. Néanmoins, il est important que celui-ci soit qualifié (ce qui n’est pas le cas de tous les partenaires de signature électronique). En effet grâce à la notion de ‘qualifié’, il y a renversement de la charge de preuve pour prouver que les heures ne sont pas les bonnes.
Pour ce faire il est important de s’appuyer sur un Prestataire de Services de confiance Qualifié, comme Universign à travers Plug&Sign et la notion d’horodatage qualifié s’applique quelque soit le niveau de signature.
Conservation à valeur probante
Un document signé est un bon début, mais il est nécessaire de conserver celui-ci de manière approprié. En effet, votre document signé contient des certificats qui ont une durée de vie limitée (5 ans chez Universign/Plug&Sign).
C’est pourquoi, par défaut, dans les offres proposées Plug&Sign/Universign inclus une conservation à valeur probante sur l’ensemble des documents signés. C’est à dire qu’en plus du stockage, les certificats seront automatiquement renouvelés pendant 25 ans pour vous garantir des documents valides.
La signature électronique possède de nombreux atouts
Dans la mesure où le recours à cette signature ne se révèle pas encore généralisée, cette dernière dote les entreprises qui l’utilisent d’une image différente. En effet, ce procédé dénote le modernisme de la structure qui n’hésite pas à s’engager dans des stratégies innovantes et prouvent leur réactivité. De plus, alors que les méthodes de travail se diversifient de plus en plus, la signature électronique s’avère une réelle nécessité. Elle permet ainsi d’échanger et de valider les devis, les bons de commandes ou les contrats de travail par exemple. La praticité de ce mode de fonctionnement lors de la transmission de tels documents n’est plus à démontrer. En outre, ces échanges allient la rapidité et l’efficacité au coût modéré : nul besoin d’éditer une masse de papiers, tout reste soigneusement conservé électroniquement. Cette nouvelle pratique se révèle même bénéfique pour l’environnement, ce qui renforce notablement l’éthique des établissements qui s’adonnent à ce type de signatures.
La signature numérique protège l’ensemble des signataires
En effet, si la sécurisation d’un contrat semble essentielle pour l’entreprise émettrice de ce dernier, celle-ci offre également une sécurité pour son destinataire dans la mesure où, en cas de litige, la numérisation certifiée constitue une preuve. Ce mode de transmission renforce donc la fiabilité des documents et facilite leur stockage. La confiance générée par ce type de pratique s’avère en constante évolution. En effet, le dispositif Smart Contract (Contrat Intelligent) qui procède à la vérification de l’identité du contractant se déroule seul, un code informatique sécurise la transaction. Aujourd’hui, alors que le travail ou les négociations à distance deviennent un mode de fonctionnement habituel, la signature électronique appartient aux pratiques courantes d’une entreprise. Mais loin de constituer un danger face aux piratages incessants, elle apporte au contraire une véritable sécurité. En effet, elle offre des garanties supplémentaires puisque l’identité du signataire ne peut en aucun cas être remise en cause dans le cas de la signature qualifiée et que la date de signature du contrat constitue également une preuve irréfutable grâce à l’horodatage qualifié.
