Sur le marché de la signature électronique il existe pléthore de prestataires dont les niveaux de signature, services proposés et coûts différent énormément. Il est compliqué pour une société de faire son choix et trop souvent ces dernières ne regardent que la notion de coût. Mais il ne faut pas se leurrer, un coup faible veut dire une prestation de faible qualité. Acceptez vous d’être en risque juridique en cas de litige client ?
Posez-vous justement les bonnes questions avant de franchir le pas !
En effet, l’enjeu dans une entreprise de la signature électronique pour signer vos pdf peut revêtir d’un enjeu stratégique et demande des points d’attention particuliers pour s’assurer de la conformité de celle-ci et la recevabilité en cas de litige devant un tribunal.
Lors de la sélection d’un prestataire de signature électronique, il est important de prêter attention aux points suivants :
L’aspect réglementaire
Il est important de s’assurer que le prestataire de signature électronique est enregistré auprès des instances européennes de services de confiance, car cela garantit qu’il respecte les normes et les exigences établies par les autorités compétentes.
Les Prestataires de Services de Confiance sont des prestataires qui ont été agréés par les autorités nationales pour fournir des services électroniques de confiance, tels que les services de signature électronique, de timbre électronique, de conservation à valeur probante, etc. Les prestataires de services de confiance doivent respecter des exigences techniques et de qualité strictes, ainsi que des règles de conduite, pour garantir la fiabilité et la sécurité des services qu’ils fournissent.
En choisissant un prestataire de signature électronique enregistré auprès des instances européennes de services de confiance, vous pouvez être sûr que les services qu’il fournit répondent aux normes et aux exigences réglementaires eIDAS, et que vos documents électroniques seront valables juridiquement. Il est donc important de vérifier que le prestataire choisi figure bien sur la liste des prestataires agréés par les autorités nationales.
Les garanties additionnelles
Il est recommandé de choisir un prestataire de services de confiance qualifié. En effet la notion de qualifié va apporter de facto des garanties supplémentaires comme l’horodatage qualifié qui va permettre de garantir la date et l’heure de signature du document.
Le saviez-vous, certains prestataires se basent sur la date et l’heure de votre ordinateur. Il suffit de modifier ces derniers pour anti-dater des documents…. Cela peut alors poser de gros soucis dans l’exécution de contrats et des litiges en perspective .
D’autres vont maximiser vos garanties en utilisant les fonctionnalités ci-dessous et réduire vos risques juridiques.
Double identification des signataires
Il s’agit d’une méthode qui permet de vérifier l’identité du signataire à l’aide de deux méthodes d’authentification différentes, comme par exemple une combinaison de l’utilisation d’un email et d’un code d’accès reçu par SMS. En effet une simple ‘authentification’ par email ne vaut pas grand chose, il est tellement simple d’usurper une identité que cela ne donne pas de garantie satisfaisante vis à vis du signataire. Le SMS lui apporte une preuve plus élevée car la délivrance d’un numéro de mobile demande de prouver son identité.
Signature électronique par signataire
Il s’agit d’une méthode qui permet à chaque signataire de signer électroniquement un document avec sa propre signature électronique, ce qui garantit l’intégrité et l’authenticité du document signé. Certains prestataires travaillent par notion d’enveloppe, c’est-à-dire qu’un seul élément de signature est présent et représente les x personnes ayant signé. Cette méthode réduit le faisceau de preuve pour définir qui a signé quoi.
Conservation à valeur probante
Il s’agit d’un service qui permet de conserver les documents électroniques signés dans des conditions de sécurité et de fiabilité telles qu’ils puissent être utilisés comme preuve en cas de litige.
En effet, vos documents signés contiennent des certificats électroniques ayant généralement une date d’expiration entre 1 an et 5 ans. Au delà de cette durée, le document sera mentionné comme non valide quand vous l’ouvrirez.
C’est sur l’un de ces points qu’intervient la conservation à valeur probante en renouvellement de manière régulière vos certificats pour que ceux-ci soient toujours valides.
Fichier de preuves
En cas de litige client, il vous faudra apporter le maximum de faisceaux de preuves qui permettra de déterminer l’identité du signataire. Pour ce faire, il existe ce que l’on appelle le fichier de preuves permettant de prouver que les documents électroniques ont été signés de manière électronique et en toute sécurité avec la trace numérique horodatée de chaque action du signataire.
En utilisant un prestataire de signature électronique qui propose ces fonctionnalités, vous pouvez renforcer la fiabilité et la sécurité des documents électroniques signés, ainsi que la preuve de leur authenticité.
A savoir que ce fichier ne doit pas être accessible directement car il contient des informations sensibles (RGPD) tel que l’IP de votre client, son téléphone, etc… Certains prestataires ne se soucient que peu de cette notion et vous la mette spontanément à disposition. Hors en cas de contrôle RGPD il vous sera difficile de justifier ce fichier.
Dans les cas normaux, il faut en faire la demande à votre prestataire de services de confiance en justifiant le motif de demande.
Les coûts
Il existe différentes modalités de facturation pour les services de signature électronique proposés par les prestataires du marché. Les prestataires peuvent proposer des forfaits, un système d’achat de crédits, des engagements sur une ou deux années ou une facturation directe à l’utilisateur.
Les forfaits sont des offres qui incluent un certain nombre de signatures électroniques par mois ou par an, voire de l’illimité, pour un prix fixe. Attention au mirage de l’illimité car il ne faut pas être dupe, rien n’est gratuit, cela est forcément au détriment d’un service (pas de double identification, conservation à valeur probante, …). De même êtes vous prêt à vous engager sur 2 ans ?
L’achat de crédits est un système qui permet à l’utilisateur d’acheter un certain nombre de signatures électroniques à l’avance, qu’il peut utiliser ensuite selon ses besoins. Ce système est plus flexible que les forfaits, mais peut être plus coûteux à long terme. Attention qu’au bout de la période vos crédits non utilisés ne soit pas perdus.
Enfin, certains prestataires proposent une facturation directe à l’utilisateur. C’est à dire que vos abonnements, crédits, etc.. sont pour un utilisateur. Tout utilisateur supplémentaire demandera un surcoût.
Le choix d’un prestataire juste
Si nous vous parlons de tous ces points d’attention c’est justement parce que chez Plug&Sign nous avons fait le choix de nous démarquer de la concurrence et de donner à nos clients le maximum de garanti pour un prix juste avec une facturation à la consommation réelle uniquement.
Pas d’engagement, d’abonnement, de crédits, etc…
Plug&Sign propose
- Une double identification des signataires, qui permet de vérifier l’identité du signataire à l’aide de deux méthodes d’authentification différentes, comme l’utilisation d’un e-mail et d’un code reçu par SMS. Plug&Sign propose une conservation à valeur probante pour les documents électroniques signés, qui garantit l’intégrité et l’authenticité des documents conservés, ainsi que la preuve de leur signature électronique.
- La signature électronique par signataire, qui permet à chaque signataire de signer électroniquement un document avec sa propre signature électronique, garantissant ainsi l’intégrité et l’authenticité des documents signés.
- Une conservation à valeur probante
- La mise à disposition des fichiers de preuves sur justification de demande
- Une facturation au réel, sans abonnement ni achat de crédits à l’avance, permettant ainsi une plus grande flexibilité pour les utilisateurs. De plus, il n’y a pas de surcoût pour les sous-comptes utilisateur.
Plug&Sign c’est d’autres services accessibles directement
- Les SMS Marketing pour les relances des documents non signés pour accroitre vos taux de signature
- Le cachet électronique d’entreprise pour garantir l’émetteur d’un document
- L’envoi en masse de document pour signature électronique
- Un carnet d’adresses ainsi qu’une interface HubSpot pour récupérer vos contacts directement ou déclencher la signature depuis HubSpot.
Et surtout une simplicité d’utilisation !
