Votre supérieur hiérarchique souhaite utiliser une signature électronique et il vous a demandé de vous renseigner sur le sujet. Sauf que vous n’y comprenez pas grand chose Rassurez-vous, tout ce que vous devez savoir sur ce type de signature est expliqué en détails dans cet article.
En quoi une signature électronique est-elle utile ?
Les documents manuscrits sont validés par la signature qui y est apposée. Dans un contexte où le format numérique est de plus en plus utilisé, il est essentiel d’adapter le mode d’approbation. La signature électronique qui exploite les techniques cryptographiques permet donc d’attester qu’un document en format numérique a préalablement été validé.
Une telle signature possède-t-elle une valeur légale ?
Tout à fait ! Il est d’ailleurs mentionné à l’article 1316 du code civil que le procédé de signature électronique est fiable. Il suffit de vous assurer que le propriétaire de la signature électronique soit identifiable. Il est également essentiel que les conditions de conservation de la signature en garantissent l’intégrité.
Quels sont les principaux avantages offerts par les signatures en format électronique ? Cette option vous permet :
- de signer un document en format numérique pour réduire les impressions – de transmettre un document signé par voie digitale
- de faire signer un document sans déplacement ni rencontre physique
- de privilégier l’archivage numérique
- etc.
Est-ce qu’une signature électronique se voit sur les documents ?
Contrairement aux signatures manuscrites, les versions électroniques ne sont pas visibles. La cryptographie utilise des informations binaires spécifiquement associées à chaque signataire.
Cryptologie : de quoi s’agit-il et pourquoi l’adopter ?
Les fichiers numériques sont facilement modifiables. La cryptologie garantit la fiabilité des documents en laissant des traces électroniques. Elle permet donc d’identifier les personnes à l’origine des modifications grâce à la cryptographie qui se définit comme l’écriture secrète et la cryptanalyse qui permet d’analyser l’écriture en question. En d’autres termes, la cryptologie optimise la gestion de preuves sur les changements apportés à un document numérique.
Sur quels types de fichiers peut-on apposer une signature électronique ?
Il n’y a absolument aucune limite. Vous pouvez utiliser une signature en format électronique sur des fichiers au format image (jpg), texte (word, XML…), PDF, etc. Néanmoins, il est plus courant d’utiliser cette méthode de signature sur les fichiers PDF. En effet, ce format permet d’apposer plusieurs signatures électroniques différentes sur le même fichier, sans que sa stabilité ne soit altérée.
Faut-il un code de déchiffrage pour lire un fichier signé électroniquement ?
Non, car signer un document électroniquement n’équivaut pas à le crypter. Les logiciels que vous utilisez habituellement pour ouvrir des fichiers au même format sont tout à fait adaptés à la lecture de documents portant des signatures électroniques.
De quels types de garanties peut-on bénéficier via une signature électronique ? Signer un document électroniquement vous offre trois principales garanties, à savoir :
- l’identité de la personne qui a signé le fichier,
- l’approbation et la validation du signataire du document,
- l’absence de modifications non autorisées du document numérique.
Quels éléments me faut-il pour créer une signature électronique ?
Vous avez besoin de réunir quelques éléments pour pouvoir signer des documents numériques, à savoir :
- le document à signer
- l’accès à un service en ligne ou à une application dédiée à la création de signature électroniques – un certificat électronique.
Qu’appelle-t-on certificats électroniques ?
Lorsque vous créez des signatures électroniques, vous devez associer chacune d’entre elles à une identité numérique. Ce sont les certificats électroniques. Il s’agit donc de fichiers qui servent à identifier formellement le signataire d’un document numérique de sorte à écarter tout risque d’ambiguïté ou de répudiation.
En d’autres termes, les certificats électroniques comportent les nom, prénom(s) et éventuellement d’autres informations personnelles sur les signataires. Ces certificats contiennent également des clés privées grâce auxquelles les signatures peuvent être produites par cryptographie. Les certificats électroniques peuvent être dématérialisés et donc être disponibles sur le Cloud ou exister sous forme de carte SIM, token…
Comment obtenir des certificats électroniques ?
Il faut passer par une Autorité de Certification (AC) pour obtenir les certificats électroniques. L’AC est missionnée pour établir et valider le lien entre l’identité du signataire et la clé privée associée à la version électronique de sa signature.
L’obtention des certificats électroniques est donc soumise à une série de contrôles portant sur l’identité du signataire. Si l’AC adopte une procédure flexible, il est envisageable de se limiter à l’envoi des copies conformes des pièces d’identité du signataire. Si le processus est plus rigoureux, il faudra prévoir le déplacement physique des signataires afin que l’Autorité
de Certification puisse délivrer des certificats électroniques contre la présentation des papiers d’identité originaux des demandeurs.
Est-ce qu’une signature manuscrite numérisée possède une valeur légale ?
Sur le plan juridique, la numérisation d’une signature manuscrite n’a aucune valeur. En effet, cette démarche facilite les usurpations d’identité. Il est donc impossible de certifier l’authenticité du document. Cela signifie également que le titulaire de la signature peut contester le document portant sa signature manuscrite numérisée.
La numérisation d’une signature manuscrite équivaut à sa duplication. Dans le meilleur des cas, elle sera considérée comme un début de preuve mais ne peut avoir de réelle valeur juridique.
Qu’est-ce qui différencie les signatures électroniques et numériques ?
Dans les faits, il n’existe pas de réelle différence puisque les signatures numériques et électroniques sont à chaque fois utilisées sur des documents numériques. En revanche, le terme “électronique” est celui que l’on retrouve dans les textes de loi tandis que le terme “numérique” renvoie davantage aux techniques utilisées pour la production des signatures qu’à leur apposition sur les fichiers.
Comment définir l’horodatage électronique ?
L’horodatage se fonde sur l’heure et la date de création et de modification. L’horodatage est donc une technique qui permet de dater un document numérique. On utilise alors un jeton d’horodatage qui peut renforcer la valeur d’un document signé numériquement. En effet, le jeton d’horodatage sert à prouver l’existence d’un fichier numérique à une date ainsi qu’à une heure précises. Le dispositif d’horodatage garantit l’intégrité d’un document dans la mesure où les modifications peuvent être vérifiées simplement grâce au jeton d’horodatage.
Dans le cadre professionnel, il est vivement recommandé d’adopter l’horodatage simultanément aux signatures électroniques. Dans l’éventualité où un fichier aurait subi des modifications après avoir été signé électroniquement, le jeton d’horodatage permet de situer le moment exact où l’action a été réalisée.
