Qu’est-ce que le Contract Management ?
Le contract management (gestion des contrats en français) est une méthode stratégique de collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise dans l’objectif de performer dans l’entreprise.
Il permet non seulement à celle-ci de maximiser ses résultats, mais également de réduire les risques (majoritairement les risques juridiques et financiers). En ce sens, il est donc un atout indéniable des équipes juridiques, financières et comptables.
Il va se rapporter autour de plusieurs services d’une société en coopération tels que les ressources humaines, les achats, le commerce, et la direction juridique.
À quoi sert-il ?
Les principaux buts de cette stratégie sont de réduire les coûts, veiller à la conformité et diminuer les risques financiers liés aux contrats.
Il propose aussi de nombreux avantages comme :
- le gain de temps
- le gain d’argent
- la centralisation des contrats et la simplification des tâches quotidiennes
- le renforcement de la sécurité et de la conformité des contrats
- la maîtrise des risques financiers et juridiques
Quelles sont les étapes de mise en place ?
Elles suivent un ordre logique :
- la phase de création (édition de contrat)
- la phase de négociation (négocier un contrat)
- la validation
- la signature électronique (signer un contrat)
- le suivi
- le reporting et l’audit
Une fois les contrats mis en place, il restera la partie changement en cas de retour du client, prestataire, etc… Et la gestion des réclamations par rapport à celui-ci.
Qui est le Contract Manager ?
Il s’agit d’un expert du contrat dans l’entreprise. Il a un rôle stratégique et il est expert en gestion de contrat complexe. Il va piloter la partie projet pendant sa période de réalisation et va rédiger et suivre l’application du contrat tout au long du cycle contractuel.
Ses missions sont légion :
- étudier le projet de contrat pour pouvoir le comprendre dans son ensemble et l’analyser
- rédiger le contrat et négocier les obligations contractuelles
- pouvoir faire évoluer le contrat ou le renégocier
- proposer des mesures pour couvrir l’entreprise en respectant les clauses en vigueur
- évaluer les opportunités liées à la performance du contrat
- conserver les documents contractuels
- proposer des outils de signature électronique
Il intervient de manière coordonnée avec les équipes concernées et met en place ses compétences pour que le projet soit correctement réalisé. Il laisse à disposition toutes les ressources de l’entreprise afin de mener à bien le projet. Il travaille régulièrement avec le chef de projet, qu’il va orienter. Il va résoudre les litiges et doit maîtriser à la perfection les aspects juridiques et techniques des contrats.
Plug&Sign intervient dans le Contract Management
La gestion de contrat et la signature électronique jouent tous deux un rôle important dans la simplification et la modernisation du processus de gestion de contrat.
La signature électronique va permettre aux entreprises de signer des contrats électroniquement, sans nécessiter de signature manuscrite sur un document papier. Elle permet de simplifier le processus de signature en permettant aux parties de signer les contrats PDF à distance, ce qui est particulièrement utile dans un environnement de travail à distance.
En utilisant la signature électronique dans le cadre de la gestion de contrat, les parties peuvent signer et échanger des contrats plus rapidement, en toute sécurité et à moindre coût. La signature électronique offre également une meilleure traçabilité des signatures et permet de réduire les risques de falsification de documents.
En somme, la gestion de contrat et la signature électronique sont des outils essentiels pour les entreprises et les organisations souhaitant améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire les coûts et offrir une expérience de contrat plus rapide et plus fluide à leurs clients.
